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Política de privacidad
POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- OBJETIVO.
Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012,
el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, se elabora
la presente política para informar sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación,
supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales
que adelanta RUUTS (en adelante, “RUUTS” o “La Compañía”), identificada con NIT
1152437344-8 y ubicada en Medellín Colombia.
Esta Política establece los principios, medidas y procedimientos adoptados por la Compañía
para garantizar la protección de los datos personales de sus clientes, potenciales clientes,
proveedores, empleados, aliados, visitantes de su sitio web y usuarios de redes sociales, en
el marco de su operación como empresa dedicada a la comercialización de productos
alimenticios, suplementos nutricionales, accesorios y demás bienes relacionados con el
bienestar y un estilo de vida saludable, principalmente a través de canales digitales. - ALCANCE.
Esta Política aplica a todos los procesos internos y actividades organizacionales de RUUTS
que involucren el tratamiento de datos personales, y resulta obligatoria para todos sus
directivos, empleados, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y terceros que, en virtud
de una relación con la Compañía, accedan o traten datos personales por cuenta de esta.
Se dirige a todas las personas naturales que hayan entregado, o que en el futuro entreguen,
sus datos personales a RUUTS, así como a las personas jurídicas con las cuales la Compañía
sostenga o pretenda sostener vínculos comerciales, contractuales, colaborativos,
promocionales o de cualquier otra índole, que impliquen el suministro o tratamiento de datos
personales relacionados con sus representantes legales, socios, empleados, funcionarios o
cualquier otra persona vinculada. En consecuencia, esta Política busca informarles sobre las
condiciones bajo las cuales serán tratados dichos datos y los derechos que les asisten como
titulares de la información personal.
La presente Política únicamente resulta aplicable al tratamiento de datos personales realizado
directamente por la Compañía, y no se extiende a las actividades de tratamiento realizadas
por terceros de manera autónoma, o incluso cuando actúen por instrucciones de la Compañía,
como proveedores de servicios logísticos, plataformas tecnológicas, plataformas de
procesamiento de pagos electrónicos, empresas de publicidad, agencias de marketing o
cualquier otro tercero. En estos casos, dichos terceros serán responsables por el tratamiento
que realicen conforme a sus propias políticas de privacidad.
Esta Política se elaboró con fundamento en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política,
la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales” y sus decretos reglamentarios, compilados en el Decreto 1074 de 2015, Único
Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo. - IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: RUUTS
Representante Legal: Yuliana Díaz González
Domicilio o dirección: Medellín Antioquia
Página web: www.ruuts.com.co
Correo electrónico: ruutscol@gmail.com
Celular: 3182115869. - MARCO JURÍDICO.
Esta política fue elaborada teniendo en cuenta la legislación vigente en materia de Protección
de Datos Personales, Ley 1266 de 2008, Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, Ley
2157 de 2021, Ley 2300 de 2023, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012”, el Decreto 1074 de 2015 y todas aquellas normas que
modifiquen o adicionen las Leyes y decretos aquí enunciados. - BASES DE DATOS.
La Compañía almacena los datos personales que recopila para las finalidades mencionadas
en esta Política y en las respectivas autorizaciones, en bases de datos físicas y/o digitales,
las cuales se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en
cumplimiento del Principio de Responsabilidad Demostrada.
Las bases de datos, al igual que la información contenida en estas, estarán disponibles de
acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en atención a
los parámetros de tratamiento y almacenamiento informado en esta política de privacidad. - DEFINICIONES.
Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los
siguientes significados:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales. - Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por RUUTS dirigida al
Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de la presente Política para el manejo y Tratamiento de Datos
Personales, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se
pretende dar a los datos personales por parte de La Compañía. El aviso de privacidad
es utilizado únicamente en caso de que La Compañía no se encuentre en la capacidad
de poner a disposición del público esta Política. - Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento. - Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley
para acceder a la información que repose en cualquier base de datos de La Compañía,
bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular. - Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables. - Dato personal Público: Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que
por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos,
gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son considerados como datos
públicos, entre otros, los datos relativos al registro civil de las personas, a su profesión
u oficio y/o a su calidad de comerciante o de servidor público. - Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es
relevante para su titular. - Dato personal semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar
a la persona titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas. - Datos personal sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los
datos biométricos. - Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento. - Oficial de Protección de Datos Personales: Área o persona de la organización
encargada de la función de protección de datos personales. - Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley
para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización
en los casos establecidos en la ley. - Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de
los datos. - Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento. - Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. - Transferencia: Se presenta cuando el Responsable, ubicado en Colombia, envía
información personal a un tercero receptor, ubicado dentro o fuera del país, y que a su
vez es Responsable del Tratamiento de dicha información. - Transmisión: Se presenta cuando el Responsable del Tratamiento ubicado dentro o
fuera del país, comparte información personal para su Tratamiento por parte del
Encargado del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país.
- PRINCIPIOS.
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad
reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la
desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
La finalidad de las bases de datos de La Compañía está establecida por la normatividad
vigente y/o las necesidades de operación de la compañía.
Los datos recopilados no serán utilizados para fines diferentes a los establecidos en la
autorización otorgada por el Titular y/o para aquellos legal y contractualmente autorizados;
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.
En el evento que los datos sean capturados se deberá informar al titular del dato de manera
clara, suficiente y previa acerca de la finalidad del tratamiento de la información suministrada
y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del
tratamiento de los mismos;
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información
pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido de los datos a sus Titulares o a terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de
datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento. - TRATAMIENTO Y FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE
DATOS PERSONALES.
RUUTS realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares, lo cual incluye
actividades como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización y
supresión, con el fin de dar cumplimiento al desarrollo normal de su objeto social, fortalecer la
relación con sus usuarios, clientes, proveedores, aliados y demás personas con quienes se
relacione, así como garantizar la correcta ejecución de sus procesos comerciales, logísticos,
administrativos, legales, contractuales y de atención al cliente.
Tratamiento de Datos Personales de clientes:
Los datos personales serán tratados para finalidades como la gestión administrativa, logística,
operativa, comercial, contable y fiscal; el procesamiento de pedidos y pagos; la facturación; la
gestión de cobros y recaudos; la atención de consultas, solicitudes, quejas y reclamos; el
envío de información sobre productos, promociones, novedades o contenidos de interés; la
fidelización de clientes; la realización de encuestas de opinión, análisis de satisfacción,
pruebas de producto y estudios sobre hábitos de consumo. De igual forma, se llevarán a cabo
actividades relacionadas con la prevención del fraude, control de riesgos, consultas en listas
restrictivas, verificación en centrales de riesgo, auditorías y demás acciones necesarias para
establecer una comunicación fluida, actualizada y permanente respecto a los servicios,
promociones, programación y cualquier otro aspecto relacionado con el objeto social de la
Compañía.
Asimismo, RUUTS podrá realizar campañas de marketing, prospección comercial, publicidad
y promoción de productos o servicios propios o de terceros, así como enviar información
relevante a los titulares a través de canales físicos, telefónicos, electrónicos, digitales o
virtuales, tales como correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto (SMS),
mensajería instantánea, redes sociales, entre otros medios tecnológicos disponibles,
conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, la Ley 2300 de 2023 y demás normas
aplicables, salvo manifestación expresa en contrario por parte del titular. La información
recolectada también podrá ser utilizada para evaluar la calidad de los servicios prestados, así
como para desarrollar estudios relacionados con las necesidades, preferencias, intereses de
compra, pruebas de productos o servicios, conceptos, niveles de satisfacción y otros aspectos
vinculados a la oferta de RUUTS.
Los datos también podrán ser compartidos o transferidos a terceros aliados, proveedores,
contratistas, empresas de logística, tecnología o de servicios de apoyo, cuando sea necesario
para el cumplimiento de las finalidades aquí previstas. En estos casos, se exigirá que dichos
terceros garanticen condiciones adecuadas de seguridad y confidencialidad, y cumplan con
las obligaciones legales propias de los encargados o responsables del tratamiento.
Respecto a la información relacionada con los medios de pago, esta será utilizada
exclusivamente para solicitar la autorización de cobro ante las entidades respectivas. La
información suministrada en el portal por los usuarios y/o clientes, como datos personales,
número de tarjeta y fecha de vencimiento, no será almacenada ni grabada en ningún
momento. En los casos en que dicha información deba ser remitida a terceros autorizados, se
suscribirán acuerdos de confidencialidad, y los usuarios y/o clientes autorizan expresamente
que se les dé este tratamiento.
En virtud de las medidas de seguridad implementadas en el portal, nunca se almacenará ni
guardará información relacionada con tarjetas de crédito, débito o cualquier otro medio
electrónico de pago, motivo por el cual el cliente deberá ingresar los datos correspondientes
a su medio de pago cada vez que realice una transacción electrónica, en caso de existir esta
modalidad.
Tratamiento de Datos Personales de candidatos, trabajadores y ex trabajadores:
El tratamiento para los datos personales indispensables de candidatos, trabajadores y ex
trabajadores estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de La Compañía
y serán todos los necesarios para el cumplimiento de las obligaciones que posee como
empleador.
La información objeto de tratamiento será utilizada, entre otras, para: i) Celebrar el contrato
de trabajo y proceder con las afiliaciones al sistema de seguridad social integral y parafiscales,
así como al fondo administrador de cesantías; ii) Cumplir con las obligaciones laborales
legales y extralegales en el evento que existieran, derivadas del contrato de trabajo; iii)
Efectuar reportes a autoridades administrativas, de policía y judiciales, cuando estas lo
requieran; iv) Administración de beneficios; pago de nómina; reconocimiento de obligaciones
legales, auditorías; reportes contables; análisis estadísticos; interacción con las entidades que
manejan o llegaren a manejar el sistema general de seguridad social, entidades recaudadores
de parafiscales, Ministerio de Trabajo, UGPP, Superintendencia de Salud, operador de la
Planilla Integral de Liquidación de Aportes, Superintendencia de Industria y comercio, Junta
Regional y Nacional de calificación de invalidez; capacitación y formación; acceso a convenios
con terceros; entre otros procesos propios de la administración de personal; v) Realizar
encuestas sociodemográficas con el fin de diseñar actividades y estrategias que resulten en
beneficio de los funcionarios; vi) Desarrollo de capacitaciones; vii) Monitorear y utilizar las
imágenes capturadas a través de los sistemas de video vigilancia instaladas en las
instalaciones de La Compañía con el fin de controlar y verificar el desarrollo y rendimiento de
las actividades laborales, así como para llevar a cabo investigaciones administrativas y
disciplinarias cuando a ello haya lugar; viii) Las demás relacionadas con los eventos en que
la información puede ser susceptible de ser compartida.
La información suministrada por los trabajadores activos, incluyendo la de su grupo familiar y
beneficiarios, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios
que se dispongan por el término que indiquen las normas laborales y contables.
La información suministrada por aspirantes o candidatos a ser trabajadores de La Compañía
y que es recopilada en desarrollo del proceso de selección, tiene la finalidad de proceder con
la i) verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de los
prospectos respecto de los criterios de selección de La Compañía ii) programar entrevistas y
aplicación de las pruebas a los aspirantes; evaluar directamente o por intermedio de terceros
las pruebas de selección de los aspirantes; iii) informar los resultados generales del proceso
de selección; iv) consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se
encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad
legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera y en todo
caso, la información será eliminada de los sistemas de información de RUUTS cuando tales
aspirantes o candidatos no resulten seleccionados por La Compañía y/o cuando por cualquier
motivo no se llegaré a celebrar un contrato de trabajo con esta.
La información que en vigencia de un vínculo laboral fue suministrada por ex trabajadores de
RUUTS será conservada por esta en los términos de las normas aplicables en materia
comercial, laboral y de riesgos laborales y gestión de la seguridad y salud en el trabajo y
permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se
dispongan.
Tratamiento de datos personales y uso de imagen de influenciadores:
RUUTS, en el marco de sus estrategias de comunicación, marketing y posicionamiento de
marca, podrá vincular a personas naturales en calidad de influenciadores, creadores de
contenido o embajadores de marca, quienes, mediante acuerdos específicos, participarán en
la producción de piezas gráficas, audiovisuales, publicitarias y promocionales, así como en
campañas digitales, eventos, publicaciones y demás actividades comerciales relacionadas
con su objeto social.
En este contexto, RUUTS podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, transferir y
suprimir los datos personales de dichos influenciadores, tales como nombre, documento de
identidad, datos de contacto, redes sociales, imágenes, grabaciones de voz, fotografías,
videos, biografía, contenido creativo y cualquier otro dato necesario para la ejecución de las
actividades acordadas.
Adicionalmente, y previa autorización expresa del titular, RUUTS podrá hacer uso de la
imagen, voz y demás elementos personales del influenciador, incluyendo su nombre y perfil
público, para su difusión en medios físicos, digitales, audiovisuales o virtuales, en Colombia o
en el exterior, sin que ello genere ningún tipo de pago, reconocimiento adicional o
contraprestación distinta a la acordada contractualmente, salvo pacto en contrario.
El tratamiento de esta información se realizará exclusivamente con fines comerciales,
publicitarios, promocionales, editoriales, institucionales o corporativos, y su uso estará limitado
al tiempo, alcance y canales autorizados por el titular, de conformidad con la normativa vigente
sobre protección de datos personales, derechos de imagen y propiedad intelectual.
Los influenciadores, en calidad de titulares de la información, tendrán derecho a conocer,
actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales, así como a revocar la autorización
otorgada en los términos establecidos en la presente Política y en la Ley 1581 de 2012.
Tratamiento de datos personales de menores de edad:
RUUTS dispondrá de todas las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su
derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información. De
esta forma, en caso de que se deba obtener información que verse sobre niños o niñas
menores de edad, su suministro por parte del representante legal o acudiente de dicho menor
de edad será facultativo.
RUUTS se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que
en su concepto puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.
Esta información será almacenada en las bases de datos generadas para los fines que su
recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su
recolección y conocimiento se mantengan.
Tratamiento de Datos Personales de proveedores:
Los datos de nuestros proveedores se recolectan, registran, almacenan, administran, usan,
transmiten, actualizan y suprimen bajo las siguientes finalidades:
i) Realizar gestión administrativa, ii) gestión de facturación, iii) gestión económica y contable,
iv) gestión de estadísticas internas, v) encuestas de opinión, vi) campañas de actualización
de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales, vii) consultar,
comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en
las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de
naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de
servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento como proveedor,
incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y
financiación del terrorismo, viii) atención de consultas de información, ix) realizar envío de
correspondencia, correos electrónicos, redes sociales, mensajes a través de aplicaciones de
mensajería instantánea, SMS, o contacto telefónico como actividad propia de la ejecución y/o
cumplimiento de la relación contractual y/ o en desarrollo de actividades promocionales y de
mercadeo, x) Gestionar el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección
y custodia de información y bases de datos de La Compañía, xi) emisión de certificaciones
relativas a la relación comercial entre el titular del dato y La Compañía, xii) entrega de
información a entes de inspección, vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o
externos, xiii) para realizar pagos por servicios prestados o productos vendidos por el
proveedor, xiv) para la elaboración de invitaciones a cotizar, xv) conservarla para fines
estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación
de información y documentos se refiere y, xvi) realizar transmisión de datos a cualquier país
dentro del marco de la relación comercial entre las Partes.
Tratamiento de datos personales usuarios página web y redes sociales:
RUUTS recolecta datos personales a través de los canales de contacto habilitados en su sitio
web, dirigidos a personas interesadas en establecer comunicación con la Compañía y/o
adquirir sus productos. Estos canales incluyen formularios de registro, contacto o compra, en
los cuales se solicita información personal básica, e incorporan mecanismos de autorización
mediante los cuales los titulares manifiestan su consentimiento previo, expreso e informado
para el tratamiento de sus datos personales, conforme a lo dispuesto en la normativa vigente.
La información recopilada será utilizada únicamente para los fines autorizados por el titular, y
podrá ser compartida con terceros únicamente cuando exista autorización expresa para ello
o cuando sea requerida por una autoridad competente en el ejercicio legítimo de sus
funciones, de conformidad con lo establecido en la ley.
Las finalidades para las cuales son utilizados estos datos personales son:
a) Dar trámite a la petición, queja o reclamo incluido en el mensaje del formulario de
contacto web;
b) Enviar información comercial, promocional o de interés relacionada con la Compañía,
sus productos, servicios o los de sus empresas aliadas, a través de los medios de
contacto autorizados por el titular, tales como correo electrónico, llamadas telefónicas,
mensajes de texto (SMS) o aplicaciones de mensajería instantánea.
c) Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control, en
ejercicio legítimo de sus funciones.
d) Conservar la información para fines estadísticos, históricos y/o para el cumplimiento
de obligaciones legales relacionadas con la conservación documental.
e) Realizar encuestas de conocimiento, evaluación y satisfacción respecto a los servicios
prestados y productos adquiridos, con el fin de mejorar la experiencia del usuario y la
calidad de la oferta comercial.
Esta información será almacenada de forma digital en las bases de datos generadas para los
fines que motivaron su recopilación, las cuales hacen parte del inventario interno de bases de
datos de RUUTS. Cuando la naturaleza del tratamiento lo exija, la información también podrá
ser almacenada en medios físicos, garantizando en todo caso la confidencialidad, integridad
y seguridad de los datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la normativa
vigente.
VIGENCIA DE LOS DATOS: RUUTS procesa y almacena los datos personales en estricto
cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos
datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán sólo durante el período adecuado
y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe
un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, (ii) los
datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e
interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición
en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o
la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar que, salvo las
excepciones enumeradas anteriormente, los datos personales tratados con fines
mencionados se conservarán durante un máximo de veinte (20) años, periodo que será
renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para
proceder a su supresión o revocación de la autorización. - DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
En concordancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que tiene el Titular de
los datos personales son los siguientes: - Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, los cuales se encuentran
contenidos en las bases de datos de la compañía. - Conocer mediante previa solicitud el tratamiento que se dará a sus datos personales.
- Solicitar la respectiva prueba de autorización de uso de sus datos personales.
- Revocar total o parcialmente la autorización de usos de sus datos personales.
- Elevar sus quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por
incumplimientos en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el
respectivo trámite ante el Responsable del Tratamiento. - Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas: - Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición RUUTS, el cual, para el efecto podrá mantener
mecanismos de validación de la información. - Por sus herederos, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento. - OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
RUUTS como Responsable del Tratamiento deberá cumplir con las siguientes obligaciones,
sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan
su actividad: - Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data; - Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular; - Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada; - Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; - Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; - Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada; - Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado
del Tratamiento; - Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley; - Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular; - Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; - Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo; - Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares. - Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se
establece en la presente política; - Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad del dato personal; - Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; - Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular
o facultadas por la ley para dicho efecto. - TRÁMITE DE CONSULTAS.
La Compañía garantizará el derecho de consulta, informando a los titulares toda información
contenida en su registro y que este directamente relacionada con sus datos personales, previa
acreditación de su identidad o de su representante.
Para la atención de solicitudes de consulta, RUUTS ha dispuesto de los siguientes canales: - Línea de atención: 3182115869
- Página web: www.ruuts.com.co
- Correo Electrónico: ruutscol@gmail.com
- Domicilio: Medellín Colombia
Las consultas independientes del medio utilizado serán atendidas en un término máximo de
quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuera posible
atender la consulta dentro del término mencionado con anterioridad, se informará al titular
antes del vencimiento del tiempo establecido, dando a conocer los motivos de la demora e
indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no puede ser superior a cinco (5)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. - TRÁMITE DE LAS RECLAMACIONES O QUEJAS.
Los titulares que consideren que la información contenida en las bases de datos de RUUTS
debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando se identifica incumplimiento a los
deberes definidos dentro de la Ley 1581 de 2012, podrán presentar la respectiva queja ante
la compañía, mediante los canales informados previamente.
Para el trámite de las Quejas se realizará el siguiente procedimiento: - El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a La Compañía, con la identificación
del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
acompañando los documentos que se quieran hacer valer. - Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. - En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará
de la situación al interesado. - Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. - El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. - AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte
de RUUTS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los
mismos.
MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos,
grabaciones de voz, Internet, Sitios Web, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico
idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, o en cualquier
otro formato que permita garantizar su posterior consulta o verificación.
La autorización será emitida por La Compañía y puesta a disposición del titular e informará al
mismo, lo siguiente: - El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando
estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños o adolescentes. - Los derechos que le asisten como titulares previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de
2012. - La identificación, dirección física o electrónica de RUUTS.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
RUUTS utilizará los mecanismos necesarios para mantener registros o mecanismos técnicos
o tecnológicos idóneos, que conserven las autorizaciones dadas por parte de los titulares de
datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se
podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o
a través de terceros contratados para tal fin.
AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes
requisitos: - La autorización debe ser explícita.
- Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha
información a menos que la misma sea absolutamente necesaria para la prestación
de los servicios de RUUTS. - Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán
objeto de tratamiento son sensibles y las finalidades del tratamiento.
CASOS EN LOS CUALES NO ES REQUERIDA LA AUTORIZACIÓN.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: - Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial; - Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos; - Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En todo caso, el tratamiento de los datos personales que no requieran de una autorización
previa se realizará en cumplimiento de todas las disposiciones contenidas en la Ley.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares podrán revocar el consentimiento de uso y tratamiento de sus datos personales
en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La
revocatoria puede ser parcial o total, motivo por el cual el alcance de la revocatoria debe ser
aclarado por parte del titular en el momento de solicitar la misma.
AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS DE LOS MENORES DE EDAD.
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se
deben cumplir los siguientes requisitos: - La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar
al menor. El representante del menor deberá garantizar el derecho a ser escuchados
y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y
capacidad para entender el asunto. - Se debe notificar que esta información es de respuesta facultativa.
- El tratamiento debe respetar el interés superior del menor y asegurar el respeto de sus
derechos fundamentales.
SOLICITUD DE AUTORIDADES JUDICIALES O ADMINISTRATIVAS.
Para el suministro de información a autoridades judiciales o administrativas se debe atender
a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011: - La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre
la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o
legales. - En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad
pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y
exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de
datos, o encargado en ciertos casos. - La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que
frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los
principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y
seguridad. - BASES DE DATOS.
RUUTS almacena los datos personales que recopila para las finalidades mencionadas en esta
Política y en las respectivas autorizaciones, en bases de datos físicas y/o digitales, las cuales
se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en cumplimiento del
Principio de Responsabilidad Demostrada.
En caso de ser un sujeto obligado bajo lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y
Comercio, RUUTS realizará el registro de las bases de datos sobre las cuales actúa como
Responsable del Tratamiento ante el Registro Nacional de Bases de Datos, así como los
reportes mensuales, semestrales y/o anuales que sean requeridos.
Las bases de datos, al igual que la información contenida en estas, estarán disponibles de
acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en atención a
los parámetros de tratamiento y almacenamiento informado en el aparte anterior y a la
ejecución de los derechos de los titulares de la forma que se menciona a continuación. - MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En cumplimiento del principio de seguridad consagrado en la normativa vigente sobre
privacidad y protección de datos personales, RUUTS implementará y mantendrá medidas
técnicas, humanas y administrativas razonables y suficientes para proteger la información
personal bajo su custodia, con el fin de prevenir su adulteración, pérdida, acceso, uso,
consulta o divulgación no autorizada o fraudulenta.
Estas medidas se aplicarán atendiendo al nivel de riesgo que represente el tipo de dato y el
tratamiento al que será sometido, procurando en todo momento salvaguardar la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Todos los empleados, contratistas y terceros que actúen como encargados del tratamiento de
datos personales por cuenta de RUUTS y que accedan a información que no tenga carácter
público, están obligados de manera permanente a preservar la confidencialidad de los datos,
incluso después de finalizada su relación contractual o laboral con la Compañía. - TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.
De acuerdo con el Título VIII de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos
personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se
entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los
estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los
cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. Esta
prohibición no regirá cuando se trate de: - Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e
inequívoca para la transferencia. - Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular
por razones de salud o higiene pública. - Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte
aplicable. - Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la
República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. - Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el
responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre
y cuando se cuente con la autorización del Titular. - Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá
a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa
a la transferencia internacional de datos personales. - COOKIES O WEB BUGS.
Los sitios web de RUUTS no utilizan cookies o web bugs para recabar datos personales del
usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web y redes
sociales. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del
usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger
información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y
eficiente de la página web, con el fin de darle mejor servicio en la página.
Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes
configurando su navegador (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, entre otros), e
inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.
La mayoría de los navegadores web permiten gestionar sus preferencias de cookies, sin
embargo, se debe tener en cuenta que si elige bloquearlas puede afectar o impedir el
funcionamiento de la página. Así mismo, uno de los servicios de terceros que se pueden llegar
a utilizar para seguir la actividad relacionada con el servicio, p.ej. es Google Analytics, por lo
que, en caso de no desear que se obtenga y utilice información, puede instalar un sistema de
rechazo ("opt-out") en su navegador web, como es:
tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=None. - RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA POLÍTICA.
Esta Política es de uso exclusivo de RUUTS, por tanto, está prohibida su copia, reproducción,
distribución, cesión, publicación y/o traducción, por razones de seguridad y en atención al
respeto de la propiedad intelectual, como creación amparada por la legislación nacional e
internacional. - FECHA DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La presente política entra en vigencia a partir del 29 de noviembre de 2024 y en todo caso
RUUTS podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo
que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento,
atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que
dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No
obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el
cumplimiento de una obligación legal o por obligación contractual. - MODIFICACIONES.
La presente Política podrá ser modificada por RUUTS de conformidad con el Decreto 1377 de
2013.
Cualquier cambio sustancial, se comunicará oportunamente a los Titulares de los Datos
personales de una manera eficiente, a más tardar al momento en que sea implementada la
nueva política.
Atentamente,
YULIANA DÍAZ GONZÁLEZ
C.C 1.152.437.344
ruutscol@gmail.com
Contacto 3182115869
Representante Legal